Калькулятор
Личный кабинет
/ / Правила создания корпоративной почты

Правила создания корпоративной почты

создание корпоративной почты правила

В предыдущих статьях мы уже рассказывали, зачем нужна корпоративная почта. Сегодня поговорим о том, по какому принципу создаются корпоративные ящики. Безусловно, их можно создавать, как нам хочется, но в рамках домена нашей компании почтовые ящики с названиями masha@lan-star.ru и web@lan-star.ru в глазах клиентов и партнеров будут выглядеть:

  • несолидно;
  • некрасиво;
  • нелогично.

Если с первыми двумя пунктами всё понятно, давайте более подробно разберемся с последним.

Почему логичность — это важно?

Когда Ваш сотрудник пишет поставщику или клиенту, человек, глядя на почтовый адрес, сразу понимает, по какому правилу создавался адрес корпоративной почты (Подробнее узнать и том, зачем нужна корпоративная почта, можно здесь). Например, адресат вряд ли забудет, что почта buh@lan-star.ru – это почта бухгалтера, а вот что за почта masha@lan-star.ru – он не только не запомнит, но и не сразу поймет, от кого пришло письмо (Маша может быть кем угодно — руководителем, менеджером, бухгалтером, юристом и т. д.). Заводя ящики с разными именами без какой-либо логики (кого-то по должности, кого-то по имени, кого-то по фамилии), Вы запутываете контрагентов и усложняете коммуникацию с ними.

корпоративная почта для бизнеса

С другой стороны, установления порядка и соблюдение правил корпоративной почты при создании ящиков будет полезно и руководителям компаний. При выходе нового сотрудника на работу, Вы будете точно знать, что у него будет почта по имени и фамилии, или присвоится определенный порядковый номер, или ему передадут почту другого сотрудника, который ранее занимал эту должность.

Основные принципы создания корпоративной почты

Принцип 1. Подчинение бизнес-процессам компании

Это самый важный принцип. Работать с почтами – не так просто, как кажется. В зависимости от того, есть ли в компании подразделения, мониторите ли Вы, как руководитель, почту своих подчиненных, есть ли «преемственные» должности и т. д., можно сделать массу настроек, которые помогут упростить коммуникацию внутри компании, организуют контроль за корреспонденцией и многое другое.

Рассмотрим пример. Руководитель отдела продаж контролирует либо хочет контролировать всю корреспонденцию подчиненных. Для этого на его почту настраивается пересылка входящих/исходящих писем отдела так, чтобы письма по каждому из сотрудников падали в соответствующую папку.

Нюансов может быть очень много, поэтому прежде чем начать хаотично создавать почтовые ящики, нужно заранее подумать, как проходят те или иные бизнес-процессы компании.

Принцип 2. «Единичные» должности должны быть обезличены

Допустим, у Вас в компании есть один главный бухгалтер. Вы, конечно, можете создать ему почту по имени и фамилии, но какой в этом смысл? Придет другой бухгалтер, для него тоже создастся «именной» ящик, и в итоге Вы столкнетесь с рядом проблем:

  • отсутствие преемственности дел (Вам нужно будет либо перенаправлять всю переписку на новый почтовый ящик, либо параллельно давать новому сотруднику доступ к старой почте – все это усложнит работу и приведет к бесполезной трате времени бухгалтера);
  • введение контрагентов в заблуждение (письма не будут попадать по назначению — клиенты и партнеры продолжат по привычке писать на на почту предыдущего бухгалтера, а значит, нужно будет настраивать пересылки и т.д.);
  • сложности с запоминанием новой почты (Вы сами не сразу запомните адрес нового ящика).

Именно поэтому, согласно правилам создания корпоративной почты, мы рекомендуем создавать ящики не именные, а должностные:

  • web@lan-star.ru – руководитель отдела веб-разработки;
  • glavbuh@lan-star.ru – главный бухгалтер;
  • buh@lan-star.ru – бухгалтер на первичке и т. д.

Внимание! Иногда не нужно четко следовать правилам орфографии и другим, оформляя название корпоративной почты.

Например, в Вашей компании работает юрист. Какую почту Вы создадите ему, руководствуясь этими принципами? Поскольку почта создается на английском языке, правильно было бы создать ящик lawyer@lan-star.ru, но будет ли всем легко ее запомнить? Если компания работает по России, такое имя может повлечь за собой сложности (далеко не все знают, как пишется слово юрист по-английски), поэтому лучше создать почту yurist@lan-star.ru . С другой стороны, если компания работает с зарубежными партнерами, создание почты yurist@lan-star.ru может подорвать Ваш авторитет. Аналогичная ситуация с почтой supply@lan-star.ru (снабжение): если компания работает на российском рынке, лучше создать почту zakupki@lan-star.ru.

Принцип 3. Почта для должностей, позиции которых занимают несколько человек (менеджеры, логисты и прочие), создается по одинаковому алгоритму

Существует несколько базовых правил создания таких корпоративных почт. Например:

  • первые буквы имени и фамилии (в различной последовательности) — ii@lan-star.ru;
  • первая буква имени и фамилия (в различной последовательности) — iivanov@lan-star.ru;
  • имя и первая буква фамилии (в различной последовательности) — ivani@lan-star.ru;
  • название должности и порядковый номер — manager01@lan-star.ru;
  • номер телефона человека — 9266247337@lan-star.ru.

По какому принципу создавать ящики – решать Вам. При этом помните, создание почтовых ящиков по единому принятому шаблону – это порядок внутри компании, а также упрощенная коммуникация как в организации, так и за ее пределами.

Внимание! Называть клиенту проще всего почтовые ящики, состоящие из двух букв, должности и порядкового номера или телефонного номера — вероятность того, что клиент допустит ошибку при отправке письма, минимальна. Однако, если Вы выбираете почту из двух букв, велик риск, что вместе с Ивановым Иваном к Вам придет Иванникова Илона, и тогда обе почты будут выделяться из всех остальных, что может привести к путанице.

Принцип 4. Для важных вещей – отдельные почтовые ящики

В настоящее время все компании заботятся о саморекламе в интернете и в реальной жизни – публикуют себя в различных справочниках, представляют на торговых площадках, заказывают рекламу на различных сайтах, брендируют машину, участвуют в выставках.

корпоративная почта внутри компании

Почты, указанные в разных местах – отличный способ реально измерить конверсию без особых затрат. Например, можно создать почты:

  • sale@ lan-star.ru – для продаж с сайта;
  • torg@lan-star.ru – для торговых площадок;
  • vistavka@lan-star.ru – для выставок и т. д.

Внимание! Создавая подобные почты, подумайте о тех, кто будет за ними следить – «мониторить» сотни ящиков координатору отдела продаж или секретарю неудобно. Хорошее решение — создать ящик-сборщик или в уже существующий ящик добавить второстепенные ящики с последующей настройкой правил писем по папкам.

Например, у нас есть основная почта приема заказов sale@lan-star.ru. На нее мы настраиваем пересылку с почт torg@lan-star.ru и vistavka@lan-star.ru. Письма с этих почт попадают в отдельную папку с соответствующим названием. В итоге:

  • вы видите конверсию с разных мест;
  • сотруднику не приходится постоянно мониторить N-нное количество почт;
  • все, что касается продаж, находится в одном месте, Вы не упустите ничего важного.

Принцип 5: если можно не делать почту – не делайте ее

Звучит странно, но факт. Большое количество ненужных ящиков – тоже плохо: их сложно и неудобно мониторить, из-за чего возникает риск пропустить важное событие или письмо. Именно поэтому в некоторых случаях вместо создания почты нужно организовать алиас или внутреннюю рассылку.

Алиас почтового адреса — это почта, которой не существует в реальности. Это двойник реальной почты, но совсем необязательно, чтобы их имена хоть как-то перекликались. При поступлении писем на алиас (почту-двойник) письмо сразу же переадресуется на основной адрес, указанный в настройках. Подробнее о том, что такое алиас и как он помогает бизнесу, мы расскажем в следующих статьях.

Внутренняя рассылка – это объединение нескольких почт пользователем в единую для них рассылку (групповую почту, которой также не существует). При отправке письма на подобную почту его получат все участники группы.

ВАЖНО: к одному почтовому ящику можно привязать несколько алиасов, при этом почты, которые считаются алиасом, не должны существовать. При этом к одной почте, считающейся групповой, можно привязать сколько угодно почтовых ящиков. По факту групповой почты, как полноценной, не существует.

Подробнее про внутреннюю рассылку: что это, ее примеры, в каких случаях она упрощает коммуникацию и как эта опция называется в Яндексе, Google и на Mail – Вы можете узнать из наших дальнейших статей.

Наша компания тщательно анализирует бизнес клиента, чтобы предложить ему оптимальную и удобную структуру работы с почтовыми ящиками. В результате совместной проработки составляется техническое задание – создание корпоративной почты. Оно включает в себя не только первичную настройку, но и поддержку правильного функционирования структуры доменных почт (приход нового сотрудника, увольнение сотрудника, реорганизация в компании и т. д). Для получения более подробной информации свяжитесь с нами по телефону или закажите звонок.

Закажите бесплатную консультацию

Заполните форму и мы свяжемся с Вами!



Полезные статьи
X
Закажите обратный звонок
Отправьте нам свои контактные данные через форму ниже
и наш менеджер свяжется с Вами в течение 15 минут.




Подтверждаю, что я ознакомлен с условиями конфиденциальности и даю согласие на обработку моих персональных данных.

X
Рассчитать стоимость обслуживания

Рабочая станция
(компьютер, ноутбук, моноблок)

Сервер
(неважно, виртуальный или физический)

Принтеры, МФУ

Сумма обслуживания: 0 руб

Дополнительные услуги*:

Обслуживание 1С
(обновление, доработка, консультирование)

*стоимость каждой из дополнительных услуг оговаривается отдельно





Подтверждаю, что я ознакомлен с условиями конфиденциальности и даю согласие на обработку моих персональных данных.

X
X
Личный кабинет