Что такое корпоративная почта и для чего она нужна?
Корпоративная почта – это незаменимый помощник для бизнеса, позволяющий вести переписку с партнерами и контрагентами, привлекать новых клиентов, обмениваться важной информацией, управлять потоками данных, разделять служебную и личную переписку сотрудников и т.д. Помимо этого, она является лицом и идентификатором Вашей компании благодаря своему окончанию — имени организации или сайта (в зависимости от того, какой домен Вы купили) вместо почтового сервиса. 
Например, сайт нашей компании https://lan-star.ru/ — все корпоративные почтовые ящики заканчиваются ее названием (help@lan-star.ru, info@lan-star.ru). Почты lan-star.ru@mail.ru, lan-star.ru@rambler.ru, lan-star.ru@yandex.ru, lan-star.ru@gmail.com и т.д. не являются корпоративными.
Для чего используют корпоративную почту
Корпоративная почта — бизнес-инструмент, который помогает в ряде важных направлений Вашей деятельности. К ним относятся:
- продвижение в сети интернет;
- безопасность передаваемой информации;
- имидж компании;
- удобство работы.
Разберем каждый из них подробнее.
Продвижение в сети интернет
Всякий раз отправляя письмо, Вы косвенно упоминаете название своей компании. Это один из ключевых элементов в построении бренда, а также маркетинговом развитии Вашего бизнеса.
Кроме этого, по ссылке, оставленной в подписи письма, возможны переходы на Ваш сайт, что в свою очередь дает возможность:
- улучшить показатели сайта (количество и время посещений, процент отказов и многое другое);
- активно реализовывать товары или услуги, на которые Вы предоставляете особые условия или продвигаете (перейти по ссылке в письме проще и удобней, чем потратить время на открытие сайта и поиск нужного раздела.
Безопасность передаваемой информации
Корпоративная почта — залог внутренней безопасности: она управляется своим администратором, а все электронные ящики принадлежат владельцу сайта. Как это работает?
- Корпоративную почту не могут «угнать». Доступ к почтовому ящику всегда будет у Вас, в случае потери пароля или его изменения сотрудником Вы просто меняете его новый.
- Сотрудник не может бесконтрольно «привязать» почту к себе. Если менеджер работает с клиентами через свою личную почту, как только он меняет компанию, клиенты переходят вместе с ним. При настройке корпоративной почты все контакты остаются у Вас.
- Вся информация, находящаяся в почте, остается с Вами. При работе с обычной почтой сотрудник не даст Вам логин и пароль и вряд ли согласится сделать архив всех своих писем за весь период работы в компании.
- Вы можете контролировать входящие и исходящие письма. Это позволит мониторить рабочую переписку сотрудников для предотвращения утечки конфиденциальных данных и важной информации (отчетов, клиентских баз и т.д.).
Имидж компании
Дополнительным плюсом корпоративной почты является имя компании в составе названия электронных ящиков, что дает конкурентное преимущество и подчеркивает статус компании. Что это значит? Большинство клиентов и поставщиков, работающих B2B, чаще всего не обращают внимание на запросы по электронной почте от ящиков, созданных на бесплатных почтовых сервисах (@mail.ru @rambler.ru, @yandex.ru, @gmail.com) по ряду причин:
- Такая компания выглядит несолидно – либо финансово несостоятельна, либо далека от современных технологий. Из этого контрагент может сделать вывод о низком качестве предоставляемых Вами товаров и услуг.
- Бесплатную почту может создать абсолютно любой человек, не обязательно заинтересованный в сотрудничестве. С таких почтовых ящиков зачастую пишут мошенники либо приходит спам.
- Ваши имена странные и бессмысленные. Серьезные клиенты не будут отвечать положительно на коммерческое предложение, отправленное с ящика marina999@mail.ru.
Удобство работы
Как бы странно не звучало, корпоративная почта может помочь и в организации бизнес-процессов компании. А именно:
- С ее помощью Вы можете создавать рассылки, что особенно актуально для крупных компаний с большим штатом и структурными подразделениями:
- all@lan-star.ru – всем сотрудникам компании;
- managers@lan-star.ru — менеджерам;
- allbuh@lan-star.ru – бухгалтерам и т.д.
Подробнее о внутренних рассылках можно прочитать в нашей статье здесь. При организации ее на сервисах Google и Яндекс Вы также получаете внутренний чат компании, который отлично помогает в согласовании мелких деталей. С помощью корпоративного чата:
- повышается эффективность труда за счет уменьшения количества перемещений по офисам для обмена информацией, документами и т.д.
- в письменной форме фиксируется общение с партнерами, клиентами, а также между сотрудниками — в случае спорных или конфликтных ситуаций Вы в любое время можете просмотреть весь архив переписки.
Обратите внимание! Корпоративный чат, который предоставляют подобного рода сервисы, работает только при наличии доступа к Интернету. Если доступа нет, сотрудники не смогут вести переписку и обмениваться данными. Чтобы Вы и сотрудники компании не зависели от сети, мы предлагаем альтернативные корпоративные чаты, для работы которых не нужен Интернет.
- При правильной настройке почты отсутствует риск, того что Ваше письмо не дойдет до адресата и станет причиной:
- неоплаченного вовремя счета;
- своевременно не согласованного времени отгрузки/погрузки;
- пропущенной важной встречи и т.д.
На заметку! В настоящее время почтовые системы используют спам-фильтры под которые чаще всего попадают адреса бесплатных почтовых сервисов.
- При наличии почтового сервера в офисе Вы можете оптимизировать работу сотрудников при работе с почтой:
- создать всем универсальные подписи, которые сотрудник не сможет изменить (например, поставить в подписи личный телефон вместо рабочего);
- помочь сотрудникам распределить входящие и исходящие письма по папкам – создать папки («Руководство», «Поставщики», «Клиенты») с подпапками. Это облегчит и ускорит поиск нужных писем.
Подытоживая вышесказанное, можно с уверенностью сказать, что корпоративная почта — отличный инструмент для продвижения собственного бренда, а также оптимизации и упрощения некоторых бизнес-процессов. Кроме того, это небольшая, но все же гарантия защиты Вашей информации от сторонних лиц.
Если хотите безопасно обмениваться ценными данными, вести переписку с партнерами, привлекать новых клиентов и своевременно получать важную информацию, закажите настройку и сопровождение корпоративной почты прямо сейчас! Для получения более подробной информации об услуге свяжитесь с нами по телефону (посмотреть) или закажите бесплатную консультацию на сайте.
