Как правильно оформить подпись в деловом письме — основные правила
Каждый день офисные работники отправляют от 20 до 50 писем настоящим и потенциальными клиентами, партнерам, поставщикам, кандидатам на работу и другим адресатам. Любое из них должно иметь подпись, идентифицирующую своего отп 
равителя — его имя, должность, контактные данные. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета.
Подпись — один из ключевых элементов письма. Это своего рода электронная визитная карточка своего владельца, по которой адресат может составить мнение об отправителе, его статусе и имидже. Так как же должна выглядеть правильная подпись в деловом письме?
Существует универсальный шаблон подписи электронного письма, который состоит из 5 элементов:
- фотография;
- элемент вежливости;
- ФИО;
- должность;
- контактные данные.
Рассмотрим каждый из них подробнее.
Фотография
Сделайте Ваше письмо уникальным. Качественная фотография расположит к себе собеседника, покажет Вашу открытость перед ним и настроит на серьезные отношения. Хорошая альтернатива фотографии – логотип компании, что особенно актуально для общих почтовых ящиков (например, sale@lan-star.ru).
Обратите внимание! Прежде чем ставить логотип компании или фотографию в письмо, посмотрите, насколько хорошо будет видна нужная информация. Например, горизонтальные логотипы плохо вписываются в круг, который очерчивает почтовый ресурс. В этом случае его нужно изменить либо использовать сжатую версию. Что касается фото — не нужно использовать снимок в полный рост, каким бы качественным он не был. Собеседник должен хорошо видеть Ваше лицо.
Элемент вежливости
Элемент вежливости – обязательный атрибут подписи электронного письма, представляющий словосочетание с позитивным посылом, предшествующее контактным данным.
Он может быть представлен в разных формах:
Стандартная подпись:
- с уважением;
- искренне Ваш(а);
- с наилучшими пожеланиями.
Доброе напутствие:
- хорошего вечера;
- удачного дня;
- всего доброго;
- всего хорошего;
- хороших клиентов;
- успехов и т.д.
Ситуативная форма вежливости:
- с надеждой на понимание;
- с надеждой на сотрудничество;
- заранее благодарю;
- в ожидании ответа и т.д.
Обратите внимание! Желательно чтобы у Вас было несколько заготовленных подписей для писем электронной почты. Создайте и настройте их для разных случаев и текстов. Если общение с контрагентом происходит в дружеской форме, элемент вежливости в виде фразы «С уважением» будет смотреться неуместно, а то и вовсе испортит впечатление от письма. Также странно будут смотреться письма, подписанные «с надеждой на сотрудничество» или «заранее благодарю», отправленные адресату, с которым Вы уже состоите в партнерских отношениях.
ФИО
В зависимости от порядков компании, в том числе и внутреннего, ФИО пишут по-разному:
- Иванов Иван Иванович;
- Иван Иванов;
- Иванов Иван и т.д.
Любая формулировка является вариантом правильной подписи электронного письма.
Важный момент: выбирая форму написания ФИО, подумайте, как хотите чтобы к Вам обращались? Если напишите Иванов Иван, будьте готовы, что контрагент будет обращаться к Вам только по имени.
Обратите внимание! В большинстве зарубежных компаний на первое место ставят имя, а на второе фамилию. Отчество не пишется.
Должность
Должность — не менее значимый элемент подписи делового письма. Ваш собеседник обязательно должен знать, с кем он имеет дело — руководителем, секретарем, юристом.
В небольших организациях должность указывается в одну строку, например, «заместитель генерального директора». Если речь идет о крупной компании, в которой есть должности с длинными уточнениями, ее лучше разбить на несколько строк:
Заместитель начальника отдела выездных проверок
Межрайонной Федеральной налоговой службы № 18
г. Москва
Таким образом каждая последующая строка более детально уточняет сферу деятельности и должность сотрудника.
Обратите внимание! Чтобы сделать подпись более лаконичной и не перегруженной сложными словами, используйте общепринятые сокращения: заместитель – зам.; федеральная налоговая служба – ФНС и т.д. Создавая свою подпись для деловых писем, в первую очередь, думайте об адресате.
Контактные данные
Контактные данные – это способ связи с Вами или с Вашей организацией. К ним относятся:
- Телефоны (городской, мобильный рабочий и личный)
- Почта;
- ISQ;
- Skype;
- номер в WhatsApp;
- номер в Viber;
- Ваш сайт/страничка в Инстаграм/ВК или на других ресурсах.
Указывайте только те контактные данные, по которым с Вами точно можно связаться. Не нужно указывать Skype, в который заходите пару раз в месяц. Если по каким-то телефонам Вы на связи только в определенное время – обязательно укажите это рядом с контактом.
Обратите внимание! Указывая номера телефонов, обязательно пишите код города, а также «+7» или «8» вначале номера. Часто адресат, открыв письмо в телефоне, хочет кликнуть на номер и быстро совершить звонок. Если телефон будет в формате (926)624-73-37, он просто не сможет этого сделать.
ТОП-5 ошибок при настройке электронной подписи
Подведем итоги. Итак, что НЕ стоит делать, создавая шаблон подписи электронного письма:
- Делать универсальную подпись на все случаи жизни (в зависимости от темы письма некоторые элементы вежливости выглядят неуместно и глупо).
- Вставлять в подпись огромный перечень товаров и услуг (подпись – это не каталог Вашей продукции, не листовка и не проспект. Помните, делать подпись длиннее самого письма – дурной тон и демонстрация низкого уровня знаний деловой этики).
- Указывать длинную должность в одну строку (сложно воспринимается и плохо сказывается на общем восприятии письма).
- Указывать контакты такими образом, чтобы человек, зайдя с телефона, не мог ими легко воспользоваться (к примеру, позвонить, быстро кликнув на номер).
- Указывать контакты, по которым Вы не отвечаете или отвечаете редко.
Лайфхаки
С помощью специальных сервисов (платных и бесплатных) Вы можете оформить свою почту особым образом:
- уникализировать ее, сделав «дизайнерской» с помощью рамочки, границы, заливки и т.д.;
- добавить в саму подпись иконку-логотип Вашей компании;
- добавить ссылки на социальные профили или на разделы сайта.
Подробнее о том, как это сделать, мы расскажем в отдельной статье-обзоре.
