Важно ли оценивать знания ПК сотрудников
В современном мире знания компьютерных технологий играют ключевую роль – то, насколько быстро сотрудник ориентируется в компьютере напрямую влияет на скорость выполнения его обязанностей.
Для среднестатистического сотрудника очень важно:
уметь быстро оформлять текстовые документы
знать, как работает программа Excel, чтобы сделать расчет примитивных функций
понимать, как искать в Интернете
иметь навыки работы с почтой (сортировка писем, настройка подписей, настройка шаблонов)
работать с 1С
и многое другое в зависимости от потребностей бизнеса, в котором человек планируется работать
К сожалению, многие работодатели не уделяют этому должного внимания. Привыкая оценивать человека по себе, они думают, что строчки в резюме «хорошо владею ПК» вполне достаточно и этот вопрос можно закрыть. Разве современный человек может что-то не знать о компьютерах?
Проблема
Суждение, что в XXI веке проверять такие элементарные вещи ненужно, увы, ошибочно. Первым узнает квалификацию сотрудника в компьютере именно техническая поддержка.
85% заявок, которые мы принимаем от сотрудников носят консультационный характер и не относятся к технически сложным действиям.
На лицо мы видим несколько проблем:
- сотрудник боится признаться в своей некомпетентности и тщательно это скрывает;
- сотрудник стесняется или не хочет обращаться за помощью к своим коллегам и тем более, к руководителям, если у него что-то не получается;
- рабочее время расходуется неэффективно.
Единственным, кому может доверится сотрудник компании, является работник технической поддержки, которого в маленьких компаниях может попросту не быть… Так что тогда? Сколько месяцев пройдет, пока руководитель увидит, что в его бизнес-процессах идет не так?
За свой многолетний опыт работы мы сталкивались с разнообразными заявками от сотрудников причем не только «низшего звена», но и руководящего состава. Очень часто, клиенты говорят, что бьются с проблемой не один час рабочего времени (!!!!!). Можно представить сколько дел бы успел сделать человек за это время!
Топ 10 обращений клиентов, которые идут каждый месяц в порядке частоты обращений от частого к меньшему:
- Не включается компьютер (кабель выдернут из сети, не нажата кнопка включения на мониторе);
- Не могу зайти в компьютер/почту (причина – неправильная раскладка, либо зажата клавиша Caps Lock);
- Пропали все письма (письма были перемещены в другую папку, либо структура папок была свернута и пользователь искал не в той папке);
- Не могу отредактировать документ Word (включена функция защищенного просмотра, либо просто не знает, как правильно делать списки, проставлять нумерацию и т.д. и т.п)
- Не печатает принтер (в принтере нет бумаги, нет картриджа, выдернут из розетки и т.д.);
- Не могу сохранить документ из Word в формате PDF (не знает функцию «сохранить как»);
- Не отправляются письма контрагенту (неправильный адрес, например, нет на конце ru или com);
- Тормозит компьютер/Интернет (открыто 20 вкладок в браузере);
- Не работает Интернет (выдернули из сети роутер, либо Интернетовский провод)
- 1С не формирует отчет (выбран не тот период, не тот контрагент и тд.).
Данные заявки носят не разовый характер. Некоторые повторяются практически каждый день от разных сотрудников одной и той же компании, а с учетом, что клиент до последнего пытается решить проблему самостоятельно, можно представить, сколько рабочего времени уходит впустую.
Решение
Если Вы хотите, чтобы ваши бизнес-процессы работали как часы, не поленитесь и напишите один раз короткий тест на знания компьютера для ваших сотрудников – вбирайте себе квалифицированный персонал, который способен работать с Вами в одном темпе и на одном уровне!
Для создания теста Вам нужно:
- Составить список программ, с которыми работают Ваши сотрудники.
- На каждую программу составить список простых и самых распространенных действий, которые выполняются в процессе работы.
- Составить список ключевых вопросов по работе с компьютером с учетом предыдущих.
- Дать оценить список другим сотрудникам: возможно, что-то из этого лишнее, или Вы упустили какой-нибудь важный момент.
- Не лениться и тестировать на знание ПК всех, кто приходит к Вам на работу.
Если у Вас работает техническая поддержка, попросите предоставить отчеты о том, какие заявки она закрывает. Благодаря грамотному отчету Вы поймете:
- уровень грамотности ваших сотрудников;
- возможные курсы повышения квалификации как для отдельного человека, так и для всей компании;
- сильные и слабые звенья вашего персонала (как программные, так и человеческие).
В обслуживаемых нами компаниях мы помогаем составить первичное тестирование на знание компьютера при приеме на работу. Так же мы предоставляем ежемесячные отчеты по заявкам и сотрудникам, которые их оставили и даем свои рекомендации по повышению квалификации. В некоторых случаях, по согласованию с руководством, мы можем провести обучение сотрудников, либо написать инструкцию к бизнес-процессу.
Помните: квалифицированные работники + внимательный и чуткий руководитель = улучшение производительности компании.
Не закрывайте глаза на компетентность своего персонала. Если Вы хотите работать в ногу со временем, расходовать свое время эффективно и достигать больших результатов, то обратите внимание на квалификацию своих сотрудников.
