7 простых шагов для оптимизации ИТ-инфраструктуры Вашего бизнеса
Большинство организаций, работающих в сфере IT, имеют узкую специализацию. В основном они занимаются исключительно технической стороной вопроса — обслуживают и ремонтируют сервера, компьютеры и оргтехнику, выполняют профилактическую чистку от пыли, ставят и обновляют софты, покупают и устанавливают запчасти, настраивают технику и т. д. Все это называется IT-обслуживание.
Возникает резонный вопрос, а что насчет технологий, которые действительно должны служить бизнесу? Как быть с ИТ-оптимизацией, упрощением работы, минимизацией ручного труда? Как же это тогда называется? В ответ зачастую можно услышать, что это уже не IT-обслуживание, а IT-консалтинг, т.е. деятельность, направленная на анализ бизнес-процессов компании с целью выдачи оценки использования современных технологий. Если простым языком — хотите, чтобы Вам предложили эффективные идеи для оптимизации бизнеса, а также подробно рассказали, что и как сделать чтобы это работало, заказывайте IT-консалтинг.
Что представляет собой IT-консалтинг?
Это трудоемкий и сложный процесс, одновременно затрагивающий множество аспектов. Настоящий специалист по оптимизации ИТ-инфраструктуры не просто приезжает в офис для консультации руководителя. Он полностью «внедряется» в каждый из бизнес-процессов чтобы найти их слабые места и взвешенно предложить эффективные решения. Это профессионал своего дела, человек, обладающий опытом не только в сфере IT, но и в качестве управляющего, менеджера и координатора. Сам процесс оптимизации занимает разное количество времени: в одном случае — месяц, в другом — несколько лет. Сложно дать предварительную оценку как времени, так и стоимости.
Как оптимизировать бизнес-процессы в компании с помощью простых шагов?
В этой статье мы подробно расскажем о простых, но действенных шагах, которые с помощью IT-технологий за короткое время помогут улучшить бизнес-процессы компании с минимальными затратами. Эти простые действия — настоящий must have для любой организации, чем бы она не занималась.
Шаг 1. Организуйте хранение информации в одном месте. Если все данные хранятся на сервере, к которому есть общий доступ, с ними удобнее работать. Единое хранение информации избавляет от:
- постоянной пересылки файлов между сотрудниками по почте;
- использования флешек для передачи файлов от одного работника к другому;
- поиска последней актуальной версии на компьютерах сотрудников;
- ситуаций, когда двое коллег параллельно правят один и тот же документ, мешая друг другу, и т.д.
Использование файлового сервера минимизирует время обработки информации и уменьшит количество ошибок, возникающих из-за неразберихи в документах.
Шаг 2. Создайте файловую структуру. Все данные должны быть правильно сгруппированы, чтобы на их поиски сотрудники тратили не более минуты. Для этого их надо грамотно разложить по папкам, что даст возможность ограничить доступ к документам определенным работникам (должностям). Это позволит:
- снизить временные затраты сотрудников на текущие процессы (в хорошей структуре легко найти необходимые для работы файлы);
- быстро вникнуть в работу стажерам и новичкам (организованная структура позволит новеньким быстрее осваивать свои обязанности и не отвлекать вопросами коллег);
- выполнить гибкую настройку системы архивации для каждой папки согласно ее значимости.
Вывод простой — файловая структура нужна для экономии времени, повышения эффективности труда и удобства работы сотрудников.
Шаг 3. Разграничьте права пользователей данными. Разделяй и властвуй. С данными, особенно важными, та же история. Говоря про ограничения прав доступа, мы имеем в виду прежде всего:
- Ограничение доступа к файлам на сервере руководителя. Менеджерам ни к чему знать нюансы бухгалтерии, юристу не нужны продажи, а логисту - система сдачи отчетности. Разграничение прав и доступов – основа информационной безопасности компании.
- Ограничение доступа к соцсетям и развлекательным сайтам. В среднем около 30% времени сотрудники могут тратить на социальные сети. А время – это деньги. Точнее деньги, потраченные на зарплату сотрудника, но без нужного результата для компании.
- Ограничение установки и запуска программ. Необходимая мера, запрещающая сотрудникам устанавливать на свой ПК сторонний софт или, к примеру, «World of Tanks». Такие тяжелые программы приводят к «торможению» компьютера, а также отвлекают сотрудника от выполнения прямых обязанностей.
- Блокировка всех почтовых ящиков, кроме корпоративного. Общение с контрагентами должно проходить под Вашим присмотром, иначе менеджер уведет их за собой при переходе на другое место работы.
Отдельно хотелось бы обратить внимание, что помимо основной своей задачи (сокращения количества утечек), ограничение прав доступа позитивно влияет на бизнес-процессы в целом:
- выставляя ограничения, Вы невольно задумаетесь о обязанностях, выполняемых сотрудниками на той или иной должностности, и, при необходимости, сможете их подкорректировать;
- сотрудники перестанут теряться в колоссальном объеме информации — каждый из них будет знать, что что у него есть доступ только к нужной для их работы информации;
- время, которое сотрудник мог тратить на посторонние дела (игры, соцсети), будет идти на работу;
- высвобождается интернет-трафик (к примеру, в нашей практике был случай, когда из-за играющего в «Танки» сотрудника у остальных коллег медленно открывались вкладки в браузерах).
Ограничение прав доступа – это правильное и необходимое решение, благодаря которому ничто не будет отвлекать сотрудника от качественного выполнять свои обязанности.
Шаг 4. Проведите настройку системы резервного копирования. Бекапы — страховка от любых форс-мажоров. Да, они напрямую не влияют на ИТ-оптимизацию бизнес-процессов, их задача — восстановление утраченной информации если:
- сгорел сервер;
- кто-то удалил (исправил) данные;
- данные зашифровались;
- украли сервер и т.д.
Как быстро после этого сотрудники возьмутся за работу? Сколько часов или дней будет простой? Как долго придется восстанавливать работу за предыдущие периоды? Что будет с текущими задачами, которые тоже надо делать? Чтобы компания не столкнулась с подобным коллапсом, Ваша задача, как как руководителя, этого не допустить. Резервное копирование позволит Вам:
- «Откатываться» на любой предыдущий день по всем интересующим данным, будь то база 1С за вчерашний день или файл 2-недельной давности.
- Восстановить актуальные данные (за вчерашний день, не месяц назад, а вчерашний день!) в течение нескольких часов. Время зависит от объема восстанавливаемых данных, в среднем, это занимает 2 часа.
- Быстро восстановить полноценную работу офиса (система создает резервные копии образов программ со всеми настройками – ничего не нужно настраивать с нуля).
Грамотная настройка резервного копирования полностью снимает с Вас заботу о сохранности коммерческих данных и состояния уже настроенных под пользователя программ.
Шаг 5. Организуйте возможность удаленной работы и контроля данных. При организации файлового сервера и настройки удаленного доступа Вы получаете возможность работать в любой точке мира, в которой есть доступ к интернету. Вы в любое время остаетесь на связи и всегда, даже в экстренных случаях, сможете принять участие в бизнес-процессах. Также удаленная работа актуальна для бухгалтеров и других специалистов, которые работают с Вами по аутсорсу (например, юрист).
Удаленная работа позволяет:
- в онлайн-режиме вносить корректировки в документы и бизнес-процессы, находясь за пределами офиса;
- организовать удобное рабочее пространство для сотрудников, находящихся на аутсорсе (результат их работы будет хранится на Вашем сервере, а не на их личных компьютерах);
- дополнительно работать в форс-мажорных ситуациях (к примеру, бухгалтеру в отчетный период);
- работать единой командой с филиалами, находящимися в других регионах.
Организация удаленной работы дает возможность сделать бизнес более гибким и мобильным, не привязываясь к рабочему месту в офисе — Вам или сотруднику нужен только компьютер или ноутбук и выходом в интернет.
Шаг 6. Проведите универсализацию рабочих мест. Что должен делать сотрудник, если у него сломался компьютер? Сидеть и ждать мастера? А что если на нем какие-то важные данные, нужные прямо сейчас? Если все данные хранятся на сервере, а в компании настроена система универсализации, сотрудник просто пересаживается за другой компьютер и продолжает свою работу.
Шаг 7. Создайте корпоративную почту. С ее помощью можно делать рассылки (подробнее читайте здесь) группам сотрудников. Вам не нужно уведомлять каждого менеджера отдельно, достаточно настроить группы и отправить им сообщение. Узнать подробнее зачем нужна корпоративная почта можно здесь. О принципе формирования почтовых ящиков читайте здесь.
Правильно настроенная почта — тоже самое, что настроенная файловая структура: ничего лишнего, все четко, понятно и работает по определенным, заданным алгоритмам.
Внимание! Большинство настроек из этого списка не принесут должного эффекта в отрыве от других. Это работает только в комплексе. К примеру, невозможно, да и бессмысленно ограничивать доступ к файлам, если они не хранятся на Вашем сервере. Только совместный подход ко всем этим пунктам даст позитивную рабочую обстановку и эффективную оптимизацию ИТ-инфраструктуры Вашего бизнеса.
Если Вы хотите повысить эффективность бизнес-процессов компании, увеличить прибыль и оптимизировать работу в целом, закажите IT-консалтинг в «Lan-Star»! С нами Ваш бизнес будет в надежных руках!
