Преимущества и недостатки IT-аутсорсинга
Слово «IT-аутсорсинг» пугает и завораживает одновременно. Что это такое? Насколько он подходит для Вашей компании? Для чего он нужен? Все это мы разбирали в предыдущих статьях. Сейчас мы подробнее поговорим о том, какие плюсы и минусы ИТ-аутсорсинга получает организация, которая передает обслуживание своей технике сторонней компании.
Преимущества IT-аутсорсинга
Главное преимущество IT-аутсорсинга – возможность обслуживаемой компании сосредоточится на прямых задачах и на развитии своего профильного направления бизнеса. Основные преимущества ИТ-аутсорсинга — это:
- Качество предоставляемых услуг — компания узко специализируется в своей сфере. Она знает про компьютеры все и даже больше, что позволяет ей оказывать услуги высшего качества по сравнению даже с квалифицированными наемными рабочими. В отличие от наемных разовых работников, аутсорсер вместе с Вами строит IT-структуру.
- Гарантии — компания несет ответственность за свои работы, в том числе финансовую.
- Экономия денежных средств — по сравнению со штатным сотрудником, компания обслуживает намного дешевле, к тому же ей не нужно выплачивать больничные и отпускные, как и выделять рабочее место в Вашей организации: нет необходимости переплачивать за еще один компьютер, аренду и прочее.
- Доступность — штатный администратор может заболеть, специалист по разовым заявкам — не приехать из-за нехватки времени. Аутсорсинговая компания всегда доступна, так как это прописано в договоре обслуживания.
- Предупреждение проблем — аутсорсер мониторит состояние оборудования, информации, версии программ и прочего. Многие проблемы не возникают, так как все критические вещи находятся под постоянным контролем.
Как проявляются преимущества IT-аутсорсинга на практике? Очень просто. Вы забудете обо всех проблемах, связанных с программой и оборудованием! У Вас есть аутсорсинговая компания и это не так? Значит, ее пора менять! О причинах смены IT-компании вы можете почитать здесь. Также на нашем сайте Вы можете более подробно прочитать «Что такое IT-аутсорсинг и что в него входит» и узнать «Для чего нужен IT-аутсорсинг».
Минусы ИТ-аутсорсинга
Как и у всего, у аутсорсинга также есть свои недостатки. Основной недостаток IT-аутсорсинга – трудность в выборе квалифицированной и адекватной компании. Если компания хорошая – Вы получаете только плюсы и наслаждаетесь, но если Вы ошиблись при выборе, то можете столкнуться с:
- низкой квалификацией персонала аутсорсера;
- риском утечки информации;
- задержками в реагировании и решении проблем;
- отсутствием развития IT-структуры в Вашей компании.
Обратите внимание, что эти минусы характерны не только для аутсорсинговой компании: Вы можете также нанять нечестного системного администратора в свой штат и получить тот же «букет». Как правило, такие компании долго не существуют. Рынок высоко конкурентен и от приобретенной плохой репутации невозможно избавиться. Не бойтесь звать несколько аутсорсеров, брать контакты руководителей обслуживающих фирм, дабы убедиться, что все действительно так радужно, как Вам представляют. Чтобы не быть голословными, давайте подробно сравним обслуживание структуры компании с помощью ежемесячного обслуживания IT-аутсорсером и другими способами.
IT-аутсорсинг и другие способы обслуживания: плюсы и минусы
Реализация функций по контролю и обслуживанию офисной техники может проходит по-разному. Обычно это:
- никто не занимается, сами купили компьютеры установили и как-то работаем;
- молодой человек, который более-менее разбирается в компьютерах: может собрать компьютер, подключить принтер, переустановить Windows, поговорить с интернет-провайдером;
- системный администратор в штате в единичном экземпляре или совместно с помощниками;
- частный мастер по разовым выездам: если есть проблема – выезжает;
- аутсорсинговая IT-компания на разовых заявках.
Плюсы и минусы IT-аутсорсинга напрямую зависят от того, с какой организацией обслуживания офисной техники мы сравниваем аутсорсинговую компанию. Сравним по нескольким критериям аутсорсинговую компанию с иным видом организации обслуживания офисной техники.
IT компания VS Никто
Бывают случаи, когда IT-структура развивается сама собой:
- компьютер покупает собственник по совету продавца из М-Видео;
- программы просят установить хорошего друга;
- другой знакомый настраивает Интернет;
- если что-то ломается – сотрудник организации или сторонний человек по вызову ремонтирует поломку и так далее.
Такой порядок может работать годами, вызывая временные неудобства:
- выходит новый сотрудник, а его рабочее место не готово, и он вынужден просиживать несколько дней без работы;
- не работает Интернет, офис простаивает, а мастер сможет приехать только на следующей неделе;
- не печатает принтер, а водитель ждет документы отгрузки для передачи клиенту;
- нет возможности сдать отчетность: что-то не работает, а сегодня последний день.
Или масштабные неудобства:
- сгорел компьютер;
- зашифровались все данные в компании;
- стерлась вся информация и т.д.
Когда IT-структурой никто не занимается – это всегда риски для компании. Риски потери данных, риски выхода из строя техники в самый неподходящий момент и прочее. Некоторые думают, что если IT-структурой никто не занимается, то это самый дешевый вариант, но обычно это не так. Посчитайте:
- сколько денег Вы потратили на разовые выезды специалистов;
- во сколько Вам обошлись простои сотрудников, как по вине поломки, так и простои, связанные с «торможением» программ и прочего;
- сколько Вы могли бы сэкономить на покупке комплектующих;
- сколько можно сэкономить на подключении оптимального интернет-провайдера;
- сколько стоит Ваша конфиденциальная информация (клиентские базы, базы поставщиков и прочее) при ее продаже Вашим конкурентам.
Поверьте, сумма, даже из расчета на несколько компьютеров выйдет далеко не маленькая.
IT-компания VS соображающий сотрудник организации
| IT-компания «Lan-Star» | Соображающий сотрудник организации | |
| Всегда доступны, согласно оговоренному времени в договоре. | Если на рабочем месте, то всегда под рукой. Но может заболеть, уйти в отпуск, взять отгул, уволиться и до того, как найдет нового сотрудника, компания будет обходиться без него, либо придется привлекать дорогих сторонних специалистов на разовые работы. |
| Скорость реакции в среднем составляет 10 минут. Средняя скорость выполнения заявки — в течение 30 минут. | Скорость реакции зависит от того, занят ли человек своими прямыми обязанностями. Если да, то решение проблемы откладывается. Проблема может решаться очень долго, так как сотрудник не обладает соответствующими знаниями. |
| В штате находятся несколько специалистов, каждый из которых силен в своей узкой сфере. Это позволяет качественно закрывать все вопросы, в том числе неспецифичные. | Не обладает как таковой квалификацией. Разбирается в технике чуть больше, чем обычный пользователь. Не разбирается в построении IT-структуры организации и не может предвидеть, а значит, и предотвратить все возможные риски. |
| Фиксированная оплата стоимости обслуживания вне зависимости от объема работ. Фиксированная стоимость позволяет прогнозировать расходы организации на долгосрочный период. | Работы выполняются либо в рамках оклада «между прочим», либо за небольшую доплату. |
| Увеличение цены пропорционально увеличению рабочих мест. | Может перестать справляться как с обязанностями поддержания работоспособности компьютеров, так и со своими прямыми обязанностями. Редко работодатель согласен доплачивать за увеличение нагрузки. |
| Компания сама решает все проблемы, связанные с обслуживанием филиалов клиента. | Не может обслуживать сотрудников компании, находящихся вне рамок его офиса. |
| Вы доверяете свои данные нескольким людям, однако, сама компания заинтересована в их неразглашении, ведь такая отрицательная репутация никому не нужна. | Не обладает навыками построения безопасных систем. Велик риск, что данные случайно уйдут в открытый доступ, так как сотрудник не квалифицирован в организации безопасной IT-структуры. |
| Обслуживание выполняется согласно договору, в котором предусмотрены штрафы, пени и так далее. | Никаких гарантий, так как это всего подработка человека по сторонним делам, не входящим в его прямые обязанности. |
| Расторжение договора происходит обычно за месяц. | Можно легко поменять, так как в таких отношениях никто никому не обязан. |
Плюсы IT-аутсорсинга очевидны, но все же подведем резюмирующий итог.
Преимущества соображающего сотрудника:
- дешево (многие не платят за дополнение своего функционала);
- всегда «под рукой»;
- легкая замена в случае, если что-то пойдет не так.
Недостатки:
- проблемы решаются долго;
- не может решить большинство важных проблем;
- не занимается вопросами безопасности данных компании;
- никак не отвечает за свои действия (тем более материально);
- не заботится о Вашем оборудовании;
- не заинтересован в снижении издержек на IT.
IT-компания VS системный администратор в штате
| IT-компания «Lan-Star» | Системный администратор в штате | |
| Всегда доступны, согласно оговоренному времени в договоре. | Если на рабочем месте, то всегда под рукой. Но может заболеть, уйти в отпуск, взять отгул, уволиться и до поисков нового сотрудника компания будет обходиться без него, либо вынуждена привлекать дорогих сторонних специалистов на разовые работы. |
| Скорость реакции в среднем составляет 10 минут. Средняя скорость выполнения заявки — в течение 30 минут. | Моментальная скорость реакции. Скорость выполнения заявки зависит от квалификации и степени сложности заявки, но как правило, быстро. |
| В штате находятся несколько специалистов, каждый из которых силен в своей узкой сфере. Это позволяет качественно закрывать все вопросы, в том числе неспецифичные. | Может не решить специфичные проблемы, находящиеся на стыке областей: необычный софт, сложная доработка в программе 1С и т. д. |
| Фиксированная оплата стоимости обслуживания вне зависимости от объема работ. Фиксированная стоимость позволяет прогнозировать расходы организации на долгосрочный период. | Достаточно высокая заработная плата согласно рынку. Также оплачиваются:
Помимо этого, есть косвенные расходы:
|
| Увеличение цены пропорционально увеличению рабочих мест. | Фиксированная заработная плата даже при расширении штата. |
| Компания сама решает все проблемы, связанные с обслуживанием филиалов клиента. | Приходится нанимать дополнительных сотрудников, либо жертвовать скоростью решения проблем. |
| Вы доверяете свои данные нескольким людям, однако, сама компания заинтересована в их неразглашении, ведь такая отрицательная репутация никому не нужна. | Считается, что вариант со штатным системным администратором более безопасный, но он также может продать Вашу информацию конкурентам, а вот поймать его на этом будет сложнее, чем аутсорсинговую компанию. |
| Обслуживание выполняется согласно договору, в котором предусмотрены штрафы, пени и так далее. | Сложно взыскать денежную компенсацию за совершенные ошибки. |
| Расторжение договора происходит обычно за месяц. | На испытательном сроке можно легко уволить сотрудника, а вот дальше уже нет. |
В данном сравнении по ряду вопросов выигрывает системный администратор, однако аутсорсинговая компания за счет своего штата и организации деятельности является более гибкой — и в этом существенное преимущество ИТ-аутсорсинга.
Преимущества штатного администратора:
- всегда «под рукой»;
- моментальная скорость реакции, быстрая скорость исполнения;
- заработная плата минимально зависит от количества обслуживаемых компьютеров;
- нормальная квалификация (если не так – вопросы к человеку, подбирающему персонал).
Недостатки:
- большие финансовые затраты (сама заработная плата, больничные, отпускные, рабочее место и т.д.);
- зачастую не заинтересован в снижении издержек на IT;
- обычно не занимается обслуживанием сотрудников вне его филиала;
- может не знать, как решать некоторые задачи;
- нелегко заменить;
- трудно взыскать финансовые обязательства.
IT-компания VS частный мастер по разовым выездам
| IT-компания «Lan-Star» | Частный мастер по разовым выездам | |
| Всегда доступны, согласно оговоренному времени в договоре. | Может быть в отпуске, на даче или у другого клиента, и Вы не сможете ему дозвониться. |
| Скорость реакции в среднем составляет 10 минут. Средняя скорость выполнения заявки — в течение 30 минут. | Как правило, низкая скорость реакции и выполнения, так как у него нет никаких обязательств бросать все дела и мчаться к вам на выручку. Если он занят – решение проблемы может откладываться до нескольких недель. |
| В штате находятся несколько специалистов, каждый из которых силен в своей узкой сфере. Это позволяет качественно закрывать все вопросы, в том числе неспецифичные. | Обычно — узконаправленный специалист одиночка, который хорошо разбирается в достаточно небольшом перечне вопросов по своей прямой квалификации. |
| Фиксированная оплата стоимости обслуживания вне зависимости от объема работ. Фиксированная стоимость позволяет прогнозировать расходы организации на долгосрочный период. | Стоимость состоит из суммы за выезда и ремонт. Так как диагностировать удаленно причину в 90% случаев невозможно, по итогу можно заплатить разовому мастеру цену, равную обслуживанию на IT-аутсорсинге за месяц. |
| Увеличение цены пропорционально увеличению рабочих мест. | Работает по заявкам: если оставите заявку – приедет и настроит, когда у него будет время, если нет – не будет заботиться, чтобы к выходу нового сотрудника все было готово. |
| Компания сама решает все проблемы, связанные с обслуживанием филиалов клиента. | Также, как и в предыдущем случае, работает по разовым заявкам. Если он в состоянии доехать до филиала и хочет этого – поедет, если нет — придется искать другого исполнителя. |
| Вы доверяете свои данные нескольким людям, однако, сама компания заинтересована в их неразглашении, ведь такая отрицательная репутация никому не нужна. | Обычно не обладает квалификацией по построению безопасных систем. Он не подписывал с Вами никакой договор, а значит, не обязан следить за конфиденциальностью Ваших данных. |
| Обслуживание выполняется согласно договору, в котором предусмотрены штрафы, пени и так далее. | Не дает никаких гарантий, так как заявки носят разовый характер. |
| Расторжение договора происходит обычно за месяц. | Очень легко меняется. Специалистов на разовый выезд довольно много ввиду отсутствия ответственности за всю инфраструктуру компании. |
Очень распространенная модель обслуживания, главный недостаток которой – отсутствие каких-либо гарантий.
Преимущества мастера по разовым выездам:
- не нужно платить ежемесячно;
- относительно квалифицирован по сравнению с обычным сотрудником;
- легко заменить на другого.
Недостатки:
- стоимость разовой заявки может перекрыть стоимость обслуживания за месяц;
- может быть занят, и тогда Вам придется ждать своей очереди;
- работает только по заявкам – не думает о том, что у Вас выходит новый сотрудник, и ему нужно организовать и настроить компьютер – эти проблемы так и остаются на Вас;
- не дает никаких гарантий;
- не занимается вопросами безопасности.
IT-компания VS Компания на разовых заявках
| IT-компания «Lan-Star» | Компания на разовых заявках | |
| Всегда доступны, согласно оговоренному времени в договоре. | Всегда доступны, так как профилируются как аутсорсинговая организация на разовых заявках. |
| Скорость реакции в среднем составляет 10 минут. Средняя скорость выполнения заявки — в течение 30 минут. | Если свободны, то скорость реакции и скорость исполнения будут достаточно быстрыми, если заняты – Вы будете ждать появления «окна», так как клиенты на обслуживании превыше всего. |
| В штате находятся несколько специалистов, каждый из которых силен в своей узкой сфере. Это позволяет качественно закрывать все вопросы, в том числе неспецифичные. | Также, как у аутсорсинговых компаний – в штате несколько специалистов, каждый из которых силен в своей сфере. |
| Фиксированная оплата стоимости обслуживания вне зависимости от объема работ. Фиксированная стоимость позволяет прогнозировать расходы организации на долгосрочный период. | Стоимость состоит из стоимости выезда и стоимости за ремонт. Так как диагностировать удаленно причину в 90% случаев невозможно, по итогу можно заплатить разовому мастеру стоимость, равную обслуживанию на IT-аутсорсинге за месяц. |
| Увеличение цены пропорционально увеличению рабочих мест. | Не волнуют компанию. Если Вы своевременно напишите заявку, и у организации будет время – Вам все настроят в кратчайшие сроки, если же времени не будет – придется ждать освобождения специалиста. |
| Компания сама решает все проблемы, связанные с обслуживанием филиалов клиента. | Компанию не заботят Ваши масштабы. Они работают по заявкам: если представитель компании в состоянии доехать до Вашего филиала, и у него есть на это время – он поедет, если же чего-то из этих пунктов нет – Вы будете решать проблемы самостоятельно. |
| Вы доверяете свои данные нескольким людям, однако, сама компания заинтересована в их неразглашении, ведь такая отрицательная репутация никому не нужна. | Так как договор не подписан, то никакой ответственности за безопасность данных компания не несет. Она не мониторит Ваше оборудование и Вашу информацию постоянно, чтобы вовремя пресечь ее распространение. |
| Обслуживание выполняется согласно договору, в котором предусмотрены штрафы, пени и так далее. | Обычно никакой гарантии нет. Может быть гарантия на какие-то виды работ. |
| Расторжение договора происходит обычно за месяц. | Без проблем. |
Преимущества аутсорсинговой компании на разовых заявках:
- высокая степень квалификации;
- возможная экономия на услугах аутсорсинга;
- легко сменить исполнителя.
Недостатки:
- скорость реакции и скорость выполнения заявки зависит от того, свободная компания или нет;
- компания не мониторит и не контролирует Вашу структуру – она не работает на предотвращение проблем;
- не занимается подготовкой рабочих мест к новым сотрудникам;
- не занимается вопросами безопасности;
- дает гарантию только на некоторые виды работ.
Мы подробно сравнили нашу компанию с остальными возможными вариантами обслуживания IT-структуры. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы, но преимущество использования IT-аутсорсинга очевидно — это лучшее решение по соотношению цены и качества для большинства организаций. Начните получать плюсы от ИТ-аутсорсинга уже сейчас! Обратитесь в нашу компанию, заполнив форму ниже — и мы приведем Вашу IT структуру в порядок!
