Что такое IT-аутсорсинг и что в него входит
Сегодня мы поговорим о том, что такое IT-аутсорсинг простыми словами. Что входит в понятие IT-аутсорсинг, какие его цели и задачи, и в целом рассмотрим, как это работает.
Определение IT-аутсорсинга
Начнем с самого понятия аутсорсинга. Аутсорсинг – это передача одной организации другой определенных функций своей предпринимательской деятельности с целью оптимизации своих бизнес-процессов. При этом функции, полномочия и условия работы как аутсорсера, так и компании, передающей деятельность на аутсорс, закреплены в договоре и его приложениях.
Таким образом, ИТ-аутсорсинг – это частичная или полная передача стороннему исполнителю функций по обслуживанию своей техники (компьютеры, сервера, принтеры, МФУ, телефоны и тд.), включая ее подбор, установку программного обеспечения, консультацию пользователей и многое другое. Возвращаясь к более общему определению и напрямую переводя слово «аутсорсинг» (out — внешний, source — источник), мы получаем, что сущность ИТ-аутсорсинга – использование внешних, сторонних, организаций для обслуживания IT-структуры компании.
Что входит в IT-аутсорсинг
Несмотря на, казалось бы, простое определение, понятие IT-аутсорсинга довольно размыто. Это связано с гибкостью соглашений между компанией, передающей услуги, и компанией их оказывающей. Заключая договор организации перечисляют, что конкретно входит в IT-аутсорсинг в их случае. Например:
- полное обслуживание всей IT-структуры, включая камеры наблюдения, системы контроля доступа (СКУД), телефонию, настройку и модернизацию 1С и прочее;
- обслуживание только компьютерной техники (компьютеры сотрудников, сервера, принтеры и МФУ);
- обслуживание только серверного оборудования (для обслуживания компьютеров компании есть человек, занимающейся 1 линией поддержки);
- обслуживание только компьютеров пользователей (например, компания региональная, в ней есть один главный системный администратор, а для регионов нанимаются аутсорсинговые организации для поддержки состояния рабочих мест);
- разовый подбор оборудование и создание IT-структуры организации с нуля;
- обслуживание печатной техники (принтеры и МФУ, заправка картриджей и т.д.);
- обслуживание особого программного обеспечения («1С:Предприятие», SAP, R-Keeper и так далее).
Для чего нужен ИТ-аутсорсинг
В зависимости от того, что делает компания-аутсорсер в отношении другой передающей организации, выставляются определенные цели и задачи. Например, если Вы передаете на аутсорсинг обслуживание программы 1С и обговариваете, что Вы хотите заключить в нее все бизнес-процессы, то:
Цель — оптимизация бизнес-процессов организации и встраивание их в программу «1С Предприятие».
Задачи:
- сбор данных о происходящих бизнес-процессах, их описание и систематизация;
- написание технического задания на доработку программ;
- программирование согласно собранным данным;
- введение полученных форм в бизнес-процессы компании;
- тестирование доработанной программы пользователями;
- устранение ошибок.
Если мы рассматриваем в общих чертах цели IT-аутсорсинга, то — это, прежде всего:
- повышение качества IT услуг, предоставляемых пользователям;
- снижение затрат организации (экономия на заработной плате дорогостоящего персонала, социальных выплатах, специализированно оборудованном рабочем месте и так далее).
Если со второй целью все понятно, то на фоне первой можно выделить стратегические задачи IT-аутсорсинга:
- организация стабильной работы компании — все оборудование работает, все программы открываются, пользователи знают, как использовать свое рабочее место;
- обеспечение безопасности данных — конфиденциальные данные защищены как от внешних, так и от внутренних угроз;
- оптимизация деятельности — в случае договоренности с компанией об оптимизации аутсорсер помогает в поиске нужных программ, организации бизнес-процессов с помощью современного оборудования (например, учет товаров с помощью штрих-кодера) и другое.
На фоне стратегических задач компанией выставляются задачи IT-аутсорсинга, например:
- контроль состояния оборудования;
- контроль и своевременное обновление программ;
- консультирование пользователей по работе с программным обеспечением;
- выставление ограничения доступов пользователям к конфиденциальной информации компании и многое другое.
Важно! Четкое определение перечня услуг и согласование условий работы напрямую влияет на цели и стратегические задачи, которые ставит перед собой аутсорсер при обслуживании Вашей компании.
Когда Вы хотите перейти на IT-аутсорсинг, необходимо понимать, что именно Вы передаете аутсорсеру? Снятие с себя всей головной боли? Модернизацию Вашей организации в сфере IT? Обучение сотрудников или иные Ваши проблемы, которые Вы бы хотели поручить на определенных условиях? Эти нюансы нужно обговаривать ДО заключения договора, чтобы обслуживание было продуктивным, и Вы действительно получили все преимущества от делегирования функций сторонней компании.
Как работает IT-аутсорсинг
Также как и с целями, и с задачами — нет четкого описания, как должна работать компания, предлагающая услуги IT-аутсорсинга. Если мы говорим о компании, предлагающей услуги по 1С, то в 90% случаев это договор, в котором прописана почасовая оплата работы специалистов. У Вас может быть включено n- количество часов, а в случае их нехватки Вам выставляют дополнительный счет. Так же могут быть включены работы по консультированию пользователей и обновлению программ.
Если мы говорим о компании, которая специализируется на обслуживании серверов и компьютеров, то это ежемесячный платеж на определенных условиях (здесь надо внимательно читать все мелким шрифтом, да и не мелким тоже). Обычно все условия прописаны в калькуляторе компании. С нашими условиями работы Вы можете ознакомиться здесь.
Порядок предоставления услуг по IT-поддержке от компании «Lan-Star»
- Выезд к клиенту и составление технического аудита.
- Анализ полученных данных. Написание экспертного заключения о состоянии IT-структуры.
- Встреча с клиентом и обсуждение текущего положения дел. Согласование стратегических целей и задач для дальнейшей работы.
- Согласование перечня услуг и условий их оказания.
- Заключение договора.
- Работа:
- приведение IT-структуры в грамотное состояние;
- консультирование пользователей;
- постоянный мониторинг и контроль работы техники и программ;
- выставление стратегических целей и задач, работа над их реализацией.
Грамотная организация по IT-аутсорсу фиксирует всю свою работу в системе Help Desk. Система позволяет учитывать поток входящих обращений от клиентов, выставлять ответственных исполнителей, считать, сколько времени было затрачено на заявку, писать комментарии по тому, как решилась проблема, а также предоставлять клиенту отчеты о предоставленных ему услугах.
Подведем итог. Переход даже на частичный IT-аутсорсинг позволяет высвободить собственные ресурсы организации: денежные или человеческие. И тот, и тот ресурс может быть направлен на развитие других проектов, в то время как узкоспециализированная компания занимается выполнением задач, поставленных перед ней собственником, на ином, более высоком уровне в связи с огромным опытом, накопленным в своей сфере.
Если Вас заинтересовали услуги по IT-аутсорсингу — обратитесь к специалистам компании «Lan-Star». Мы ответим на все вопросы по подбору услуг именно для Вашей организации, поможем выбрать оптимальное решение, рассчитаем стоимость IT-поддержки для Вашего бизнеса.
