Какие права сотрудников компании стоит ограничить?
К сожалению, часто сотрудники не работают столь эффективно, как хотел бы руководитель. Существует масса факторов, которые не понравятся каждому работодателю. К примеру, когда подчиненные:
- переключают внимание на социальные сети или видео-контент;
- в рабочее время играют в онлайн игру;
- вместо выполнения собственных обязанностей, ищут себе другое место работы;
- используют корпоративную сеть для “закачки” фильмов, в ущерб коллегам;
- пользуются офисными ресурсами для личных потребностей, например, печатают книги на рабочем принтере;
- удаляют ценную информацию, назло руководству, в случае увольнения;
- распространяют закрытую информацию посторонним.
Некоторые, из перечисленных ситуаций прямо указывают на плохого сотрудника, с которым следует распрощаться, а другая часть - покрывает национальный менталитет подчиненных, которые стремятся максимально пользоваться корпоративными ресурсами в личных целях. На практике второе встречается гораздо чаще.
Стоит ли каким-то способом пресекать это безобразие или это бесполезно? И если да, то на что именно наложить ограничения? Каким методом воспользоваться, чтобы ограничить нецелевое использование интернета в рабочее время? Среди работодателей не существует единого мнения на этот счет: одни хотят поставить ограничение на все, что не касается деловых вопросов, а другие считают это ущемлением прав человека. Принятие решений зависит от личного мнения каждого руководителя. Взглянем шире на права сотрудника на работе, возможные методы пресечения нецелевого использования интернета в рабочее время и других нарушений использования рабочих ресурсов.
К чему закрывать доступ?
Закрыть доступ можно ко всему, что пожелает работодатель — только способы ограничения будут разные. Условно разделим их на три группы:
Запрет на доступ к развлекательному контенту
- онлайн-игры;
- просмотр фильмов в онлайне;
- You Tube;
- социальные сети.
Трудящимся можно установить запрет на любые развлекательные сайты, но нужен ли Вам тот работник, ради которого стоит это делать? Если человек хочет развлекаться, он будет это делать:
- говорить по телефону;
- болтать с другими;
- играть в игры на мобильном телефоне.
Подобный вид ограничений будет эффективным только в случае найма на работу стажеров и студентов. Чтобы они не злоупотребляли рабочим интернетом, можно закрывать доступ к перечисленному контенту, но для зрелого и функционирующего бизнеса подобная уловка станет только раздражителем для сотрудников. Кроме того, в свое обеденное время сотрудник может отдыхать, как ему хочется.
Профилактика нецелевого использования рабочих ресурсов
Это необходимо, чтобы избежать инцидентов, которые могут повлиять на рабочие процессы в фирме. Подобные нарушения происходят ввиду непонимания работником компании серьезности влияния определенных поступков на бизнес или желания максимально использовать корпоративные ресурсы в личных интересах. К этому виду ограничений относятся:
- лимит интернет-канала (чтобы один человек не перетянул на себя весь трафик, пока другие не могут загрузить страницу или открыть письмо на почте);
- запрет для сотрудника подключать личные гаджеты (телефоны, планшеты, ноутбуки);
- четкие ограничения по печати (во избежание распечатывания книг на рабочем месте);
- поиск работы;
- запрет на скачивание и установку программ (снизит риски подцепить вирус, к тому же если будет скачана и использоваться нелицензионная программа — работодатель заплатит штраф).
Чаще всего, мы сами предлагаем ввести такие запреты всем компаниям, с которыми сотрудничаем. Они не вызывают возмущение среди сотрудников (многие даже не замечают подобные ограничения), при этом рабочий процесс перестает находиться на грани срыва.
Предотвращение утечки данных
Это очень важная группа запрета в современном бизнесе, когда информация получает все большее значение. Самые распространенные методы — это ограничения на:
- использование USB-носителей;
- запись на диск;
- работу с электронной почтой (доступ только к корпоративному ящику);
- использование документов (сотрудник не видит файлы, работа с которыми не входит в его обязанности и/или не может вносить правки в такие документы — например, в регламент);
- работу с базами данных (например, ограничение доступа к программе 1С и ограничения доступа к документам в самой программе);
- социальные сети (во избежание утечки через сообщения);
- всевозможные мессенджеры (Telegram, ISQ и другие).
До сих пор многие работодатели не понимают серьезности проблемы утечки данных. Когда мы предлагаем установку ограничений, в 70% случаев сталкиваемся с ответом: «Надо, но давайте как-нибудь потом». Это объясняется тем, что для выставления границ по работе с документами и базами данных нам потребуется прямое и продуктивное общение с руководителем для понимания специфики конкретного бизнеса. Ситуация меняется в корне в случае, если:
- уволенный и обиженный сотрудник решает удалить все, до чего можно добраться;
- неопытный стажер сбрасывает товарищу конфиденциальные данные;
- менеджер случайно удаляет папку бухгалтера;
- менеджер по продажам зарабатывает, продавая товары с личного почтового ящика;
- недовольный сотрудник втихую скидывает данные конкуренту;
- бухгалтер копирует Ваши финансовые отчеты для дипломной работы сына, и т.п.
Перечисленные пункты — реальность, с которой мы сталкивались лично, и это не худшее из всего, что может быть. Обычно ограничения ставят уже после случившейся неприятной ситуации, которая отрицательно сказалась на бизнесе. Конечно, не всегда люди хотят преднамеренно навредить фирме (хотя и это нередкий инцидент), порой утечка случается ввиду неопытности и халатности. Так зачем же оставлять за людьми такую возможность?
Противники ограничений отрицают их эффективность, говоря о том, что необходимые документы можно и сфотографировать. Но такой процесс займет кучу времени на фото и его последующую обработку. А это значит, что вероятность отказа от подобных идей стремится к 99 процентам. Исключением может стать офис, оснащенный высокими инновациями, но это другая история.
Важно! Логично, что для разных работников нужна разная защита от утечек данных. Нелогично закрывать сайты по поиску работы менеджеру по подбору персонала, а социальные сети — рекламщику.
Как относятся работники к подобным запретам?
Сотрудники могут по-разному реагировать на ограничения. Проще, когда Вы озвучиваете регламент при приеме на работу. Но что делать, если изменения внедрили позже? При установке ограничений второй группы сотрудники редко замечают, что произошло. Максимум, руководителю придется провести небольшую беседу. Но если говорить про запреты первой и третьей групп, то их лучше преподносить как оптимизацию бизнес-процессов. Отчасти это так и есть. Убрав с глаз работника ненужную информацию, Вы оставляете пространство для нужной — и человеку работается проще.
Касаемо запрета на копирование информации на носители — эти ограничения практически не вызывают недовольства. В случае надобности работник подойдет к руководителю и попросит о доступе (например, сбросить необходимые файлы для встречи или презентации). Если же перенос файлов требуется в личных целях — сотрудник попросту не решиться озвучивать просьбу.
В штыки обычно принимают запреты первой группы. Несмотря на очевидный факт, что человек приходит в офис работать, многие приводят доводы в пользу своих прав — по их мнению, в обеденный перерыв или во время кофе-тайм можно тратить личное время на развлекательный контент. Вводя ограничения, руководитель таким образом нарушает права сотрудника на работе. Лично мы относимся к внедрению ограничений на развлекательный контент с долей скептицизма: личные телефоны сейчас позволяют развлекать себя по полной.
Важно! Если Вы не решаетесь установить ограничения первой группы, не зная, как обосновать внедрение нововведений коллективу, запустите для начала на каждом ПК программу учета времени. С ее помощью Вы точно оцените, чем занимаются коллеги в рабочие часы, и желание ставить запрет на развлекательный контент может отпасть само по себе.
Как пресечь использование ресурсов рабочего времени
Существует множество способов реализовать подобные запреты. Самое распространенное — с помощью поднятия сервера контроллера домена или использования групповой политики Active Directory. Также часто встречается внедрение программного обеспечения — DLP-системы. Выбор вида устанавливаемого обеспечения зависит от:
- технического задания на установку запрета для работников;
- наличие в фирме сервера контроллера домена;
- финансовых возможностей компании;
- сотрудника, который будет проводить обслуживание установленных систем.
Если, прочитав эту статью, Вы задались целью поддержать среди коллег рабочую атмосферу, или Вам интересно узнать, какие еще настройки используются для достижения максимального результата продуктивности — задайте нам ваши вопросы. Мы профессионально проконсультируем Вас обо всех нюансах. Иногда для получения безгранично высоких результатов требуется расстановка границ. Мы знаем все об обеспечении и ограничениях! Обращайтесь в нашу компанию и убедитесь, что мы работаем на пользу и результативность!
