Калькулятор
Личный кабинет
/ / Как правильно оформить подпись в деловом письме — основные правила

Как правильно оформить подпись в деловом письме — основные правила

Каждый день офисные работники отправляют от 20 до 50 писем настоящим и потенциальными клиентами, партнерам, поставщикам, кандидатам на работу и другим адресатам. Любое из них должно иметь подпись, идентифицирующую своего отп равителя — его имя, должность, контактные данные. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета.

Подпись — один из ключевых элементов письма. Это своего рода электронная визитная карточка своего владельца, по которой адресат может составить мнение об отправителе, его статусе и имидже. Так как же должна выглядеть правильная подпись в деловом письме?

Существует универсальный шаблон подписи электронного письма, который состоит из 5 элементов:

  • фотография;
  • элемент вежливости;
  • ФИО;
  • должность;
  • контактные данные.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Фотография

Сделайте Ваше письмо уникальным. Качественная фотография расположит к себе собеседника, покажет Вашу открытость перед ним и настроит на серьезные отношения. Хорошая альтернатива фотографии – логотип компании, что особенно актуально для общих почтовых ящиков (например, sale@lan-star.ru).

Обратите внимание! Прежде чем ставить логотип компании или фотографию в письмо, посмотрите, насколько хорошо будет видна нужная информация. Например, горизонтальные логотипы плохо вписываются в круг, который очерчивает почтовый ресурс. В этом случае его нужно изменить либо использовать сжатую версию. Что касается фото — не нужно использовать снимок в полный рост, каким бы качественным он не был. Собеседник должен хорошо видеть Ваше лицо.

Элемент вежливости

Элемент вежливости – обязательный атрибут подписи электронного письма, представляющий словосочетание с позитивным посылом, предшествующее контактным данным.

Он может быть представлен в разных формах:

Стандартная подпись:

  • с уважением;
  • искренне Ваш(а);
  • с наилучшими пожеланиями.

Доброе напутствие:

  • хорошего вечера;
  • удачного дня;
  • всего доброго;
  • всего хорошего;
  • хороших клиентов;
  • успехов и т.д.

Ситуативная форма вежливости:

  • с надеждой на понимание;
  • с надеждой на сотрудничество;
  • заранее благодарю;
  • в ожидании ответа и т.д.

Обратите внимание! Желательно чтобы у Вас было несколько заготовленных подписей для писем электронной почты. Создайте и настройте их для разных случаев и текстов. Если общение с контрагентом происходит в дружеской форме, элемент вежливости в виде фразы «С уважением» будет смотреться неуместно, а то и вовсе испортит впечатление от письма. Также странно будут смотреться письма, подписанные «с надеждой на сотрудничество» или «заранее благодарю», отправленные адресату, с которым Вы уже состоите в партнерских отношениях.

ФИО

В зависимости от порядков компании, в том числе и внутреннего, ФИО пишут по-разному:

  • Иванов Иван Иванович;
  • Иван Иванов;
  • Иванов Иван и т.д.

Любая формулировка является вариантом правильной подписи электронного письма.

Важный момент: выбирая форму написания ФИО, подумайте, как хотите чтобы к Вам обращались? Если напишите Иванов Иван, будьте готовы, что контрагент будет обращаться к Вам только по имени.

Обратите внимание! В большинстве зарубежных компаний на первое место ставят имя, а на второе фамилию. Отчество не пишется.

Должность

Должность — не менее значимый элемент подписи делового письма. Ваш собеседник обязательно должен знать, с кем он имеет дело — руководителем, секретарем, юристом.

В небольших организациях должность указывается в одну строку, например, «заместитель генерального директора». Если речь идет о крупной компании, в которой есть должности с длинными уточнениями, ее лучше разбить на несколько строк:

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 18

г. Москва

Таким образом каждая последующая строка более детально уточняет сферу деятельности и должность сотрудника.

Обратите внимание! Чтобы сделать подпись более лаконичной и не перегруженной сложными словами, используйте общепринятые сокращения: заместитель – зам.; федеральная налоговая служба – ФНС и т.д. Создавая свою подпись для деловых писем, в первую очередь, думайте об адресате.

Контактные данные

Контактные данные – это способ связи с Вами или с Вашей организацией. К ним относятся:

  • Телефоны (городской, мобильный рабочий и личный)
  • Почта;
  • ISQ;
  • Skype;
  • номер в WhatsApp;
  • номер в Viber;
  • Ваш сайт/страничка в Инстаграм/ВК или на других ресурсах.

Указывайте только те контактные данные, по которым с Вами точно можно связаться. Не нужно указывать Skype, в который заходите пару раз в месяц. Если по каким-то телефонам Вы на связи только в определенное время – обязательно укажите это рядом с контактом.

Обратите внимание! Указывая номера телефонов, обязательно пишите код города, а также «+7» или «8» вначале номера. Часто адресат, открыв письмо в телефоне, хочет кликнуть на номер и быстро совершить звонок. Если телефон будет в формате (926)624-73-37, он просто не сможет этого сделать.

ТОП-5 ошибок при настройке электронной подписи

Подведем итоги. Итак, что НЕ стоит делать, создавая шаблон подписи электронного письма:

  1. Делать универсальную подпись на все случаи жизни (в зависимости от темы письма некоторые элементы вежливости выглядят неуместно и глупо).
  2. Вставлять в подпись огромный перечень товаров и услуг (подпись – это не каталог Вашей продукции, не листовка и не проспект. Помните, делать подпись длиннее самого письма – дурной тон и демонстрация низкого уровня знаний деловой этики).
  3. Указывать длинную должность в одну строку (сложно воспринимается и плохо сказывается на общем восприятии письма).
  4. Указывать контакты такими образом, чтобы человек, зайдя с телефона, не мог ими легко воспользоваться (к примеру, позвонить, быстро кликнув на номер).
  5. Указывать контакты, по которым Вы не отвечаете или отвечаете редко.

Лайфхаки

С помощью специальных сервисов (платных и бесплатных) Вы можете оформить свою почту особым образом:

  • уникализировать ее, сделав «дизайнерской» с помощью рамочки, границы, заливки и т.д.;
  • добавить в саму подпись иконку-логотип Вашей компании;
  • добавить ссылки на социальные профили или на разделы сайта.

Подробнее о том, как это сделать, мы расскажем в отдельной статье-обзоре.

Закажите бесплатную консультацию

Заполните форму и мы свяжемся с Вами!



Полезные статьи
X
Закажите обратный звонок
Отправьте нам свои контактные данные через форму ниже
и наш менеджер свяжется с Вами в течение 15 минут.




Подтверждаю, что я ознакомлен с условиями конфиденциальности и даю согласие на обработку моих персональных данных.

X
Рассчитать стоимость обслуживания

Рабочая станция
(компьютер, ноутбук, моноблок)

Сервер
(неважно, виртуальный или физический)

Принтеры, МФУ

Сумма обслуживания: 0 руб

Дополнительные услуги*:

Обслуживание 1С
(обновление, доработка, консультирование)

*стоимость каждой из дополнительных услуг оговаривается отдельно





Подтверждаю, что я ознакомлен с условиями конфиденциальности и даю согласие на обработку моих персональных данных.

X
X
Личный кабинет