Калькулятор
Личный кабинет
/ / Правильная организация рабочих мест в компании: 7 простых шагов

Правильная организация рабочих мест в компании: 7 простых шагов

Грамотная организации рабочего места имеет ключевое значение в оптимизации бизнес-процессов. Благодаря ей происходит более рациональное и эффективное использование рабочего времени сотрудников, позволяющее повысить производительность труда, обеспечить комфортные условия для работы и минимизировать время на выполнение ненужных задач.

Сегодня мы хотели бы подробнее остановиться на этом вопросе и рассказать Вам о простых, но действенных методах организации рабочего места, которые помогут быстро увеличить продуктивность компании и бизнеса в целом. Предоставленная ниже информация вряд ли пригодятся крупным компаниям, поскольку большая часть описанных ниже пунктов полностью автоматизирована и уже включена в другие процессы.

Даже в больших организациях с отработанными годами методами работы есть неучтенные мелочи, которым не уделяется должное внимание.

Предлагаем Вам ознакомиться со списком, составленным на основе многолетнего опыта консультирования сотрудников наших клиентов. Он включает в себя 7 простых правил, позволяющих правильно организовать рабочие места в компании.

Правило №1. Установите корпоративный чат для легкой коммуникации Ваших сотрудников

На перемещение сотрудников из кабинета в кабинет для обмена информацией, документами и т.д. тратится масса времени, которое можно потратить более рационально. Конечно, можно переписываться по электронной почте, но это сложно и неудобно. Более быстрый, удобный и практичный вариант — воспользоваться бесплатной программой обмена текстовыми сообщениями в реальном времени. Можно использовать общепринятые мессенджеры, например, ISQ, но здесь есть вероятность, что сотрудник будет отвлекаться на посторонние, «нерабочие» разговоры. Лучшее решение — установить корпоративный чат, в котором будут общаться только Ваша компания.

Правило №2. Создайте папку с шаблонами всех документов, а также общедоступной информацией

Казалось бы, такие папки должны быть в каждой компании. Удивительно, но, на самом деле, это большая редкость. В момент, когда срочно требуются реквизиты, нужно найти письмо о платежном назначении или сделать пропуск для въезда на территорию машины для проведения каких-то крупных работ, зачастую начинается хаос и паника. Все сразу пытаются найти нужный шаблон, звонят коллегам (секретарю,бухгалтеру, руководителю) и т.д. В итоге много суеты и потерянного времени без должного результата. Создание шаблонов поможет этого избежать, поскольку в течение нескольких минут вся нужная информация будет на руках.

Шаблоны, которые чаще всего востребованы:

  • шаблон служебной записки;
  • шаблон заявки на пропуск;
  • шаблон заявки на работу в выходные дни;
  • шаблон договора;
  • схема проезда к организации (если есть);
  • карточка с реквизитами организации;
  • письмо о возврате денежных средств;
  • уставные документы (могут потребоваться Вашим клиентам).

Правило №3. Заведите инструкции к периферийным устройствам

Практически в каждой компании есть человек, отвечающий за офисную технику и консультирующий сотрудников как ей пользоваться (что нажимать, как сканировать и т.д.). Но в моменты когда его нет на рабочем месте (заболел, ушел в отпуск) обычно возникают какие-то ЧП — сотрудники не знают как воспользоваться МФУ, включить сканер и т.д. В таких случаях, без своевременной IT-поддержки, работа в офисе останавливается частично и начинается хаос бессмысленных действий работников. Инструкции к каждому устройству помогут решить эти проблемы. Также они станут полезными для компаний с большой текучкой кадров. Мы знаем об этом из собственного опыта: в первый месяц обслуживания одной из компаний нам поступило около 16 обращений как распечатать/отсканировать/отксерить/отправить факс. После того, как была написана и наклеена на стену инструкция, не было ни одной заявки.

Правило №4. Создайте SOS-справочник

Нет интернета? Не работает телефония? Выключили свет? Кому в таких ситуациях должны звонить Ваши сотрудники? Не хотите решать эти вопросы в отъезде, во время совещания или на отдыхе? Правильно, гораздо лучше составить список организаций, которые Вас обслуживают. Перечень должен состоять из названия организации, чем она занимается, контактного телефона и почты. Согласитесь, приятнее получить звонок – «Иван Иванович, у нас отключили свет, но подрядчик сказал, что скоро включат».

Если следовать правилам организации рабочего места, в SOS-справочник обязательно нужно включить номера телефонов:

  • арендодателя;
  • интернет-провайдера;
  • компании, отвечающая за телефонию;
  • службы IT-поддержки;
  • службы поддержки 1С;
  • организации, заправляющей картриджи и т.д.

Такой список сэкономит рабочее время – в случае форс-мажора ситуация разрешиться в максимально сжатые сроки, не допуская простоев.

Правило №5. Установите голосовое приветствие на АТС

В Вашу компанию ежедневно поступает много звонков, а секретарь итак загружен делами? Как снять нагрузку с секретаря и освободить время для другой работы? Все просто: свяжитесь с контрагентом, предоставляющим Вам телефонию, и попросите его установить приветственное голосовое сообщение при звонке на Ваши номера. Что это даст:

  • подчеркнет Ваш имидж и статус как серьезной организации;
  • освободит основную линию;
  • оптимизирует рабочее времени секретаря;
  • обеспечит быстрое соединение контрагента с менеджером, бухгалтером или другим сотрудником (клиент просто набирает дополнительный номер).

Спустя пару дней Вы приятно удивитесь, насколько спокойнее и легче станут проходить телефонные переговоры в компании.

Правило №6. Настройте переадресацию звонков

Этот пункт включает 2 подпункта:

  1. Переадресация звонков с основного номера на другие. Что будет, если секретарь отошел? Вряд ли кто-то из сотрудников будет отрываться от работы, чтобы ответить на звонок, а в это время клиент будет ждать и нервничать, что ему не отвечают. Чтобы этого не допустить продумайте, после скольких гудков должна идти переадресация и на кого правильней всего переключить звонок (руководитель отдела, менеджер и т.д.).
  2. Переадресация звонков после окончания рабочего дня. Даже если Вы везде укажете часы работы своей компании, всегда найдется человек, который позвонит после окончания рабочего дня. Да, можно сделать голосовое оповещение, что «компания не работает, свяжитесь с нами завтра», но тогда Вы можете потерять возможного клиента, поэтому правильнее настроить переадресацию.

Правило №7. Составьте список контактных данных сотрудников

Все сотрудники организации должны иметь возможность свободно общаться друг с другом. Для этого их контактные данные (телефоны, почты) должны быть в любое время доступны, чтобы при необходимости с каждым из сотрудников можно было в любое время связаться. Прикрепите к каждому рабочему месту список сотрудников, содержащий:

  • ФИО;
  • рабочий телефон;
  • мобильный телефон;
  • дополнительный номер;
  • рабочая почта;
  • личная почта.

За 10 лет работы в консультационной поддержке мы не раз убедились, что применение этих несложных правил организации рабочих мест на практике быстро приносит положительный результат и упрощает жизнь и руководителя, и подчиненных. Если после прочтения статьи у Вас возникли вопросы, получить подробную консультацию специалиста можно по телефону (посмотреть).

Закажите бесплатную консультацию

Заполните форму и мы свяжемся с Вами!



Полезные статьи
X
Закажите обратный звонок
Отправьте нам свои контактные данные через форму ниже
и наш менеджер свяжется с Вами в течение 15 минут.




Подтверждаю, что я ознакомлен с условиями конфиденциальности и даю согласие на обработку моих персональных данных.

X
Рассчитать стоимость обслуживания

Рабочая станция
(компьютер, ноутбук, моноблок)

Сервер
(неважно, виртуальный или физический)

Принтеры, МФУ

Сумма обслуживания: 0 руб

Дополнительные услуги*:

Обслуживание 1С
(обновление, доработка, консультирование)

*стоимость каждой из дополнительных услуг оговаривается отдельно





Подтверждаю, что я ознакомлен с условиями конфиденциальности и даю согласие на обработку моих персональных данных.

X
X
Личный кабинет